La manera en la que se organiza una empresa es determinante a la hora de establecer cómo se llevan a cabo los diferentes procesos del negocio. Existen diferentes tipos de estructuras, desde niveles más centralizados a los más descentralizados. No hay una regla que dictamine qué forma de organizar es mejor entre todas. Hay muchos factores que afectan, cómo la personalidad del director o mánager y de las personas que conforman el equipo, las características del sector en el que se desarrolla la actividad o la estrategia empresarial, entre otros muchos factores.
La tendencia del mercado en los últimos años es una transición hacia estructuras más horizontales, donde se crean más departamentos con poder de decisión y se confían más responsabilidades a los trabajadores. Y estas mayores responsabilidades que se otorgan, junto con la división de tareas, requiere una comunicación interna dinámica, fluida y sólida.
Punto flaco en la mayoría de las empresas
Uno de los procesos que ha llevado de cabeza a más de una empresa desde años es la gestión financiera. En empresas pequeñas quizá una sola persona es la que dedica tiempo a todo este proceso. Una persona es la que se encarga de gestionar las facturas: recibirlas, identificar los datos relevantes, introducirlos en la hoja de Excel para su posterior registro en el sistema contable. En empresas más grandes es posible que diversas personas de diferentes departamentos, como el de contabilidad o el financiero, intervengan en el proceso.
Como planteamos en este artículo no importa tanto la forma de organizar la empresa como la comunicación interna. Es importante que, por muy grande que sea la empresa o por muchas facturas que deban procesarse (¡pudiendo ser miles al mes!), el proceso sea ágil para que así no se pierda tiempo en esta tarea tan pesada, aunque necesaria. Ir de un departamento a otro, buscando a la persona responsable de validar o aprobar la factura, no parece una forma eficiente de llevar a cabo el procesamiento de facturas. Existen sistemas que automatizan todo este proceso, por lo que todas las personas responsables están conectadas, y la recepción y contabilización de las facturas puede llevarse a cabo en tres simples clics.
¿Cómo agilizamos el procesamiento de las facturas?
Un gestor de facturas es un sistema en el que los usuarios pueden gestionar las facturas de la empresa de forma automatizada. Existen diferentes tipos de software y cada empresa debe valorar cuál es el más apropiado teniendo en cuenta diferentes factores como si es un software basado o no en la nube y si puede o no integrarse en el sistema contable. Klippa es una empresa de software que lleva más de cinco años creando soluciones para la gestión administrativa y financiera de las empresas.
La digitalización y automatización del procesamiento de facturas es una de las principales áreas de aplicación de Klippa, con su módulo Gestión de Facturas. Disponer de un gestor es una forma idónea de agilizar y hacer más eficiente el procesamiento de estos documentos. Las personas responsables deben disponer de un usuario y todo el proceso, desde la recepción de la factura hasta su contabilización, se lleva a cabo de forma automática, desde la aplicación web o móvil. De esta forma nos olvidamos de los paseos entre departamentos, pues con un simple clic procesamos las facturas a través del software. Sencillo, rápido y fiable.
Lo atractivo de estos sistemas es la agilidad que ofrecen: una sencilla plataforma en la que el usuario simplemente debe subir la factura, aprobarla y exportarla al sistema contable. Para empresas en las que diversas personas intervienen en el proceso, es importante que estos software integren un flujo de autorización. El gestor de Klippa permite crear un flujo personalizado con tantos niveles y reglas que se deseen. Esto es un factor importante, ya que hay empresas en las que se procesan diferentes tipos de facturas, con importes muy diferentes, con diversos proyectos, personas encargadas, etc. Disponer de un software que permita establecer un flujo personalizado es una funcionalidad con un gran valor añadido.
¿Cómo puede optimizarse este proceso?
Hay algunos sistemas que ofrecen, además, tecnología de reconocimiento automático de texto (o tecnología OCR, por sus siglas en inglés Optical Character Recognition). Klippa desarrolla esta tecnología internamente, por lo que su gestor ya llevaba integrada esta tecnología que permite reconocer los datos relevantes de cualquier factura de forma automática y extraerlos en cuestión de segundos. Esto implica que el usuario ya no tiene que introducir estos datos de forma manual, por lo que se ahorran muchas horas al mes dedicadas al procesamiento de facturas.
Lo que toda organización quiere es ganar eficiencia empresarial que le permita centrarse en las tareas más importantes. Las finanzas de una empresa son una parte esencial que debe llevarse a cabo con un control exhaustivo, pero siempre de forma eficiente. Un software agiliza este proceso gracias a la automatización. Las hojas de Excel y la entrada manual de datos no son un sistema eficaz, y por lo tanto no es adecuado. El avance tecnológico pone a disposición las herramientas para optimizar todos los procesos dentro de una empresa.