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Orden en el correo

Esta semana hemos conocido un estudio que revela que los trabajadores de las puntocom se pasan como media una horita diaria poniendo en orden su correo. Está claro que la mitad de las cosas que inundan tu buzón son emails en cadena, chistes, suscripciones que ni siquiera lees, o simplemente, spam. Toda una avalancha de consecuencias fatídicas para tu horario laboral o tu disco duro. Con el correo electrónico hay que ser muy cuidadoso y precavido. La gente suele reaccionar mal si no les prestas atención. También es habitual que se impacienten si no les escribes segundos después de que ellos hayan mandado el correo. Los departamentos de atención al cliente de las grandes empresas son conscientes de este detalle. Se sabe que existe una tendencia natural para olvidar un correo que no ha sido respondido de inmediato. Para hacer la vida más llevadera, hay muchas cosas que se pueden hacer para simplificar la tarea diaria de organizar el email:

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Para trabajar con eficacia

Usar filtros: Para poner en marcha los filtros necesarios, tal vez tardes un poco de tiempo, pero indudablemente después te lo van a ahorrar. Muchos programas de correo electrónico te permiten crear filtros para borrar, responder, u organizar los correos mientras van llegando. Puedes, por ejemplo, crear un filtro que seleccione automáticamente las direcciones del trabajo, las de los amigos, las suscripciones a boletines, etc, y las vaya haciendo llegar a distintas carpetas.


Pon tu Email en un solo sitio: La mayoría de los programas de correo electrónico te permiten recoger el correo de distintas cuentas. Acostúmbrate a que todo vaya a parar al mismo programa. De este modo, tu vida digital estará centralizada en un solo lugar. A lo mejor te vale la pena hacer un forward automático
de todos los correos de distintas cuentas a una sola. Así, el email de distintas fuentes llegará a una sola persona eficazmente.

Emplea las libretas de direcciones: La mayoría de los programas de correo te permiten guardar direcciones con tan sólo hacer click con el botón derecho del ratón. Emplea esa función para no tener que pasarte la vida buscando direcciones de tus contactos.

Para ahorrar tiempo y esfuerzo

Que sea corto!. Especialmente en el correo de negocios, se considera de mal gusto enviar mensajes muy largos o con firmas gigantescas. Puede parecer una cosa un poco maniática, pero todo lo que no quepa en el pantallazo inicial de Outlook Express, que es el cliente de correo más extendido del Mundo, es decir, todo lo que ocupe más de media pantalla, es considerado excesivo.

Gracias por escribirme. Hay gente que tiene activados los "contestadores automáticos" siempre en su email. Usualmente, lo único que dicen es "he recibido tu mensaje, te contestaré pronto". Esta es una constumbre ciertamente irritante: Imagínate que todos tuviéramos un contestador... Los ordenadores estarían todo el día diciéndose unos a otros "he recibido tu mensaje, te contestaré pronto", y al descargarse el correo, cada uno de los usuarios tendría del orden de 1000 mensajes esperándole, todos y cada uno de ellos con la amorosa frase "he recibido tu mensaje, te contestaré pronto". Evítale ese suplicio a la gente, y usa el contestador cuando es imprescindible.

Borra los mensajes que no te interesen lo antes posible. Vacía cada semana tu papelera de reciclaje. No tengas piedad a la hora de hacer desparecer correos de tu bandeja de entrada. Ese es el lugar más valioso de tu PC, y por lo tanto, sólo debería contener lo verdaderamente imprescindible. Recuerda que Outlook tiene las carpetas para algo: Crea una carpeta para tus suscripciones, otra para tus amigos, otra para negocios... y una, clarísimamente, para "chorradas". Recuerda también que Outlook te permite identificar mensajes por colores. Esto es especialmente útil, porque te permite establecer prioridades de un modo muy gráfico y sencillo.
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