Desde el momento en el que uno se levanta y se pone a trabajar, estudiar o incluso a hacer deporte sufre interrupciones constantes, normalmente generadas por notificaciones, emails, redes sociales y muchas otras cosas más. El caos se ha convertido en la norma. A día de hoy, es casi imposible concentrarse en lo que realmente importa o saber si se le está dando prioridad al trabajo correcto en el momento adecuado.
Lo que se tenía planeado para el día se esfuma ante las tareas de alta prioridad, los mensajes aparentemente urgentes y las notificaciones interminables. Para hacerse una idea de la situación actual, hay que saber que el 80% de los trabajadores informan que trabajan con su bandeja de entrada u otras aplicaciones de comunicación abiertas para seguir el ritmo del trabajo. Como resultado, los trabajadores son menos eficientes y es más probable que los mensajes, las acciones y las fechas de entrega se pasen por alto.
Es por ello que hay que buscar métodos para organizar mejor el tiempo y resultar más productivo. Las plantillas para gestión del tiempo pueden ayudar a recuperar el tiempo y a prestar atención consciente a la rutina diaria. En lugar de dejar que la lista de tareas pendientes dicte cómo se debe administrar el tiempo, se pueden aplicar estrategias de gestión del tiempo para establecer las prioridades diarias de manera consciente y centrarse en el trabajo más relevante.
Tradicionalmente la sociedad se ha centrado tanto en buscar la manera de convertir el tiempo de trabajo en algo altamente productivo que muchas veces uno no se plantea cómo disfrutar del tiempo libre. Para muchos siempre ha bastado con salir a dar un paseo o estar al aire libre. La gestión del tiempo es algo sencillo como concepto, pero es mucho más complejo llevarlo a la práctica de forma eficiente. La gestión del tiempo es la forma en que uno decide utilizar el tiempo que tiene para maximizar la productividad en el logro de ciertos objetivos a corto y a largo plazo.
Todo el mundo quiere aprovechar al máximo las 24 horas que tiene el día. Sin embargo, algunas personas logran mayor productividad, éxito y calidad de vida con la misma cantidad de tiempo que otras. Por tanto, uno podría preguntarse ¿Cómo se puede gestionar el tiempo de forma exitosa?
Muchas veces las personas se convierten en presa de los ‘ladrones de tiempo’, que roban las horas que se podrían estar usando mucho más productivamente. Cada uno tiene los suyos y, por ello, es importante identificar qué es lo que hace perder el tiempo. Las redes sociales, el WhatsApp y el correo electrónico son algunas de las principales causas que llevan a invertir hasta tres horas diarias de nuestro tiempo.
Beneficios de la gestión del tiempo
- Sentir que se tiene más tiempo en el día. Cuando uno es consciente con respecto a qué dedica su tiempo, empezará a reducir las tareas innecesarias, a quitar prioridad al trabajo que no necesita hacerse hoy, y con ello se lograrán resultados en menos tiempo. No es que el día tenga literalmente más horas, pero se descubrirá que se puede lograr hacer más en la misma cantidad de tiempo.
- Establecer límites entre el tiempo dedicado al trabajo y a la vida personal. Mejorar la gestión del tiempo no es exprimir cada segundo de productividad que se tiene en el trabajo. Más bien, estas estrategias pueden ayudar a realizar el trabajo más importante e identificar qué trabajo puede esperar hasta mañana. Al priorizar el trabajo que debe realizarse hoy y aclarar qué trabajo puedes aplazar para una fecha posterior, también se están estableciendo límites entre el tiempo dedicado al trabajo y a la vida personal.
- Reducir el estrés. Sin una gestión eficaz del tiempo, puede parecer que nunca se tiene suficiente tiempo en el trabajo. Es posible que uno sienta que está corriendo de un lado a otro y solucionando problemas, lo que puede provocar un aumento del estrés y, en última instancia, sufrir agotamiento. De hecho, según el Índice de la anatomía del trabajo, el 71 % de los trabajadores del conocimiento informaron que sufrieron agotamiento al menos una vez en 2020.
- Mejorar la productividad. Hay una variedad de consejos sobre gestión del tiempo que ayudarán a reducir la procrastinación y aumentar la productividad. Al identificar las principales prioridades para el día, no solo se será más productivo, sino que también se tendrá la seguridad de que están trabajándose en las tareas correctas cada día.
- Quitar los malos hábitos. Nadie quiere procrastinar. Pero con el tiempo, los malos hábitos pueden acumularse y obstaculizar el trabajo de alto impacto. Las estrategias de gestión del tiempo pueden ayudarte a identificar y quitar los malos hábitos.
Hacer productivo el tiempo libre
Hay muchas maneras de hacer que el tiempo libre sea productivo, pero, por supuesto, lo primero que se debe hacer es establecer unos límites a la jornada laboral. De nada sirve saber qué hacer en el tiempo libre si la jornada se alarga horas y horas hasta ocupar todo el tiempo.
- Planear el tiempo de ocio
Este tiempo sólo será útil si se piensa cómo puede ser utilizado. La única persona que puede convertir el tiempo libre en algo productivo es uno mismo. Pasear, leer un libro, hablar con un viejo amigo… lo mejor es hacer una lista con aquellas cosas que gustaría hacer y procurar introducirlas en esas horas libres.
- Separarlo de factores estresantes innecesarios
Este tiempo tiene un propósito muy claro: refrescar y mejorar la energía, creatividad y sentido de uno mismo. Es por eso que se deben alejar aquellas actividades mundanas útiles como responder correos electrónicos, avanzar tareas o ver televisión que no ofrecen ninguna ganancia para el tiempo libre y hacen que este se difumine con el tiempo de trabajo.
- Extender la zona de confort
Una buena forma de usar el tiempo libre es descubrir nuevas cosas que hagan expandir la zona de confort y ayuden a crecer personalmente. Buscar una nueva actividad, desarrollar habilidades que se tenían olvidadas, tocar la guitarra, pintar… estas son solo algunas de las actividades que ayudaran a salir de la zona de confort.
- Modificar el uso de los medios de comunicación
Dejar la televisión fuera del tiempo libre y pensar formas creativas de utilizar los medios de comunicación hará que el tiempo libre se ocupe con actividades útiles para difundir aquello que se quiere compartir con el mundo. Hacer un vídeo para Youtube explicando algo que interese personalmente, escribir un poema, componer canciones… son solo algunas de las maneras para ocupar el tiempo libre de forma productiva.
- Hacerse voluntario
Si se dispone de suficiente tiempo este se puede compartir con gente que lo necesita. Esto hará que se adquieran nuevos conocimientos, se amplíe la experiencia y uno se sienta realizado al mismo tiempo que se ayuda a quien realmente lo necesita. Vale hacer voluntariado con personas o con animales.
- Aprender por placer
La formación continúa que muchas personas siguen está muchas veces enfocada a guiar para obtener mayores ganancias con el trabajo, pero también existe la opción de aprender por simple placer. Utilizar el tiempo para aprender aquellas cosas que siempre se han querido aprender pero que siempre se han ido aplazando por hacer otras tareas es otra forma de invertir el tiempo.
- Disfrutar de una afición o pasatiempo
Involucrarse en una afición o pasatiempo es útil porque da la oportunidad de expandir los conocimientos, mejorar habilidades y estar concentrado y con el cerebro activo además de disfrutar de uno mismo.
- Concentrarse en la espiritualidad
El tiempo libre es ideal para todo aquello que sea espiritual porque se consigue espacio para desarrollarse, reflexionar y pensar sobre lo realmente importante. Existen muchas formas de aprender y conocer el "yo" espiritual.
- Desconectar del trabajo
Cuando uno disfruta del tiempo libre tiene que olvidarse del trabajo, para eso es importante que las tareas queden hechas, cerradas o se haya informado a los compañeros de oficina «qué hacer en caso de…». También es importante aprovechar el tiempo libre con la tranquilidad que no habrá contratiempos (hackeos, perdida de información, etc.), que se seguirán recibiendo correos electrónicos, etc. Para mayor tranquilidad y tener la certeza que esto será así, existen herramientas que ayudan a que se disfrute del tiempo libre sabiendo que el trabajo está protegido y seguro.
- Disfrutar de la familia y los amigos
Compartir parte del tiempo libre con la gente que rodea a uno y con la que se comparte el día a día. Muchas veces uno siente que necesita algo más que ayude a liberar la sensación de agobio por estar con ellos muchas horas, pero ¿realmente se ha pensado como sería compartir parte de ese tiempo haciendo algo que guste a todos? Leer un libro juntos, dibujar, crear nuevos juegos con los hijos, tomar una copa con la pareja al final del día y hablar… en resumen, hay que dedicarles parte del tiempo libre y seguramente uno se sienta mejor.