Verifactu 2025: novedades clave y ajustes a tener en cuenta en tu planificación

El 1 de julio de 2025 marcó la llegada de Verifactu no solo como una actualización del sistema de facturación, sino como la culminación de la Ley Antifraude de 2021. Es un sistema que redefine por completo cómo deben operar los negocios en su relación con la Agencia Tributaria.

Este nuevo estándar supone un importante cambio estructural en todos los procesos de gestión de un negocio. Ya no basta con hacer un PDF, ni tampoco con añadir un QR a una factura, ahora hay que usar herramientas verificadas y validadas por las autoridades y seguir unos protocolos que garanticen la trazabilidad y la imposibilidad de manipular las facturas. Un cambio que obliga a planificar bien para entender las exigencias y anticiparse a las dificultades de la transformación que requiere.

El calendario definitivo: fechas que debes marcar en rojo

La cuenta atrás está en marcha. Desde el 1 de julio de 2025, todos los sistemas informáticos de facturación utilizados por empresarios y profesionales deben cumplir con los requisitos del sistema Verifactu. Esta obligación abarca a quienes tributan en el IRPF y el Impuesto de Sociedades, salvo excepciones concretas como el SII, ciertos regímenes especiales de IVA o transacciones exentas del deber de facturación.

Cabe destacar que, a diferencia de lo que sucede con la nueva factura electrónica B2B, que se irá desplegando según volumen de facturación, Verifactu afecta a todos desde ya. Por eso, la adaptación no puede dejarse. Sobre todo porque la responsabilidad de cumplir recae sobre el empresario, quien debe asegurarse de que su proveedor de software le garantiza la conformidad. Es imprescindible verificar que se cuenta con un programa de facturación homologado con el sistema Verifactu que no solo cumpla la norma, sino que también proteja la integridad de los datos de la empresa y facilite la gestión diaria sin añadir trabas innecesarias.

¿Qué es exactamente un sistema Verifactu? Las exigencias técnicas

Los requisitos técnicos de Verifactu que debe cumplir un programa de facturación son varios. La piedra angular del sistema es la inalterabilidad de la información: una vez emitida una factura, no puede modificarse sin dejar un registro. Cada acción (creación, anulación, rectificación) debe quedar registrada con la marca de tiempo correspondiente, y el software tiene que crear un registro de eventos de lo que sucede con cada factura, validándolo mediante firma electrónica para que Hacienda pueda comprobar que no se ha manipulado nada.

Otro de los elementos más visibles de este nuevo sistema es el código QR. Este permite a clientes, auditores o inspectores acceder directamente a los datos registrados en la AEAT, lo que convierte a cada factura en una suerte de declaración anticipada. Su función es mucho más que estética, ya que agiliza la fiscalización.

Lo bueno de este sistema es que los empresarios y autónomos no tienen que convertirse en expertos informáticos para cumplir, simplemente tienen que exigir a sus proveedores que certifiquen o acrediten que sus soluciones son compatibles con Verifactu.

Verifactu vs. Factura electrónica obligatoria: la gran confusión

La diferencia entre Verifactu y la factura electrónica B2B es algo que todavía confunde a muchos. Aunque ambas están ligadas, su origen, alcance y objetivo son distintos.

• Verifactu nace de la Ley Antifraude. Su finalidad es asegurar que las facturas no sean alteradas. Afecta a prácticamente todos los autónomos y empresas y su principal labor es regular la creación y registro de facturas en sistemas informáticos. Además, se aplica desde el 1 de julio de 2025.
• La factura electrónica surge de la Ley Crea y Crece, centrada en las transacciones B2B. Su meta es combatir la morosidad y digitalizar las relaciones entre empresas. Su implantación será progresiva, entre 2026 y 2027, y está pendiente de la aprobación de su reglamento.

Cumplir con Verifactu no garantiza estar al día con la factura electrónica B2B, y viceversa. Ambos sistemas pueden integrarse en una misma solución que lo solucione todo, pero no tiene por qué ser siempre así.

Implicaciones prácticas: más allá del software

La repercusión de Verifactu va mucho más allá de cambiar algo en unos programas. Implica una reorganización de la operativa de cualquier negocio, con lo que eso supone a nivel de coste, tiempo y procesos. Para empezar, por el coste de adaptación tanto en licencias de software como en formación del personal, el gasto en equipos e incluso los recursos que haya que reasignar para poder realizar la transición.

Luego está la desaparición de la factura simplificada o ticket. Todo justificante de venta debe incorporar el QR y quedar registrado en el sistema, lo que cambiará incluso las ventas de tiendas tradicionales. Y por último, pero no menos importante, las inspecciones de Hacienda, que podrá solicitar registros de facturación de periodos concretos y comprobarlos mucho más rápido.

En realidad, este nuevo paradigma es también una mejora, porque puede reforzar el control interno del negocio, la integridad de los datos que se emplean y dar una mayor transparencia a la empresa útil para atraer socios o inversores.

Planificación antes que sanción

Ignorar Verifactu no es una opción. Toda empresa y profesional debe auditar los sistemas de facturación que usa y exigir a sus proveedores que cumplan con la normativa para hacer la transición cuanto antes. Antes de que la factura electrónica obligatoria llegue, hay que estar preparados, y toda antelación es poca.