Cuando la rutina personal y laboral se combinan, el tiempo no alcanza y el rendimiento disminuye. Esto se debe a la importancia y la falta de tiempo que existe para organizarse, ser eficientes y cumplir las tareas pendientes de cada día.
Aprovechar el tiempo resulta difícil y se suele optar por procrastinar hasta terminar las tareas a última hora y agotados, con la sensación de no haber avanzado. Por ello, lo ideal sería estar 100% enfocados y mejorar en cada rutina para invertir menos tiempo.
A toda persona le llega una hora del día en que se pregunta cómo puede mantener su productividad, a pesar de todas las distracciones del mundo. Por suerte se puede aprender de la experiencia ajena. Así que hay que revisar los hábitos de las personas más productivas, para ver qué es lo que hacen diferente al resto.
¿Cómo se logra la productividad del trabajo?
Para lograr ser productivo o productiva en el trabajo uno debe esforzarse con el fin de lograr que el rendimiento sea lo más alto posible, para que así se pueda ganar en competitividad y sacar a relucir todo el talento.
Ser productivo no siempre resulta una tarea sencilla. En ocasiones hay que realizar tareas que son complejas y necesitan tiempo para poder completarse correctamente. Sin embargo, hay multitud de aspectos que sí pueden ser controlados para mejorar la eficiencia en las funciones y así elevar el valor que se aporta a la empresa mientras se crece profesionalmente. Para lograr esto, es interesante tener en cuenta una serie de puntos clave.
Consejos para ganar productividad
- Levantarse temprano
Aunque para la mayoría de personas madrugar les resulta difícil, la realidad es que resulta más efectivo realizar actividades por la mañana, cuando el nivel de concentración es superior. Durmiendo las suficientes horas uno tendrá la energía necesaria para terminar pendientes. Además, mientras antes uno se despierte, más horas del día se podrán aprovechar.
Según la mayoría de estudios, el cerebro rinde más por la mañana y resulta recomendable desperezarlo y prepararlo para la acción con alguna rutina apenas uno se despierte. Puede ser algo muy sencillo que relaje antes de las tareas pendientes: hacer ejercicio, meditar, leer un libro, entre otros.
- Tomar descansos frecuentes
Diversas investigaciones confirman que los descansos breves mejoran notablemente la concentración y la productividad. ¿Por qué? El reloj biológico funciona de dos formas: con los ritmos circadianos y los ritmos ultradianos.
Los ritmos circadianos, que se desarrollan en periodos de 24 horas, consisten en la liberación natural de melatonina y regulan el momento en que uno está llenos de energía o exhausto. Por su parte, los ritmos ultradianos, que se desarrollan en periodos de 90 minutos, son los altibajos de energía que se experimentan durante el día.
Por ejemplo, se puede estar concentrado durante 90 minutos, pero una vez transcurrido ese plazo, uno se sentirá un poco cansado y necesitará recargar la energía. Ese es el efecto de los ritmos ultradianos. Es por ello que las personas muy productivas comprenden que administrar su energía es tan importante como administrar su tiempo.
La técnica pomodoro es una manera eficaz de comenzar a poner esto en práctica: simplemente hay que dividir el tiempo en intervalos de 25 minutos de trabajo seguidos por 5 minutos de descanso. Cuando transcurren cuatro pomodoros, se puede tomar más tiempo antes de empezar de nuevo.
- Priorizar las tareas
No se necesita una lista infinita de cosas por hacer para sentirse productivo, de hecho, muchas veces las listas más pequeñas generan mayor rendimiento. Por eso, es importante que antes de redactar la lista de tareas del día uno se haga las siguientes preguntas: ¿Cuál es la más importante? ¿Cuándo es la fecha límite para cada una? Si realmente no son urgentes, lo mejor es borrarlas de la lista de cosas que hacer durante el día y trasladarlas a la de cosas que hacer durante la semana o durante el mes.
Lo mejor es empezar priorizando para cada día una actividad y separarla en pequeñas tareas. También ayuda dividirlas según dificultad en tres niveles: fáciles, moderadas y difíciles.
- Tener un propósito
Una cita famosa de Steve Jobs dice: «Si hoy fuera el último día de mi vida, ¿me gustaría hacer lo que voy a hacer hoy?». Si transcurrían demasiados días en los que la respuesta era negativa, modificaba su estilo de vida hasta lograr una respuesta afirmativa constante. Esto obligó a Jobs a definir objetivos a largo plazo y a mantenerse motivado.
Quien ha descubierto cómo ser muy productivo piensa en el final de su vida. Define cómo quiere que le recuerden, el legado que desea dejar, o lo que las personas dirán en su funeral. Es decir, trabajan a la inversa para lograr esos objetivos. Esto se relaciona con las teorías psicológicas y los modelos de motivación. Si uno tiene un propósito es más probable que se haga un esfuerzo adicional. Por ende, todo comienza con la definición del propósito.
- Crear una lista de tareas pendientes la noche anterior
Por ejemplo, hay que suponer que la tarea más importante es terminar una presentación de 10 diapositivas. Alguien que sabe cómo ser más productivo crearía pasos para esa tarea la noche anterior, un ejemplo sería:
- 9:00-10:00: diseñar la presentación
- 10:00-11:30: escribir el texto para la presentación
- 11:30-12:30: crear todas las imágenes para la presentación
- 12:30: almorzar con Rosa
Al crear pasos con horarios, uno se ve en la obligación de cumplir con la Ley de Parkinson. Esto significa básicamente que si algo debe terminarse en 1 minuto, solo llevará 1 minuto hacerlo, no más.
- Evitar las distracciones internas
Es fácil planificar los días, pero siempre existen distracciones que pueden dividirse por su origen: distracciones provenientes de ti, o internas y las distracciones provenientes de otros, o externas.
Muchas veces, las mayores distracciones son internas. Se piensa en algo y luego lo buscas en Google, se revisa Facebook, Twitter u otro sitio web. O uno empieza a darse una vuelta en otras aplicaciones adictivas que tienes en el teléfono. ¿Cómo se pueden eliminar todas esas distracciones internas?
- Descargando aplicaciones de bloqueo de otros sitios web, para que se limite el tiempo que se pasa en ciertos lugares, como Facebook.
- Desconectar el wifi mientras uno se concentras en las tareas más importantes.
- Ubicar las aplicaciones que distraen más en la última página de tu teléfono.
- Aislarse con un equipo portátil con carga completa, y luego iniciar una carrera contra la duración de la batería para ver quién termina primero.
- Tener una lista de tareas pendientes separada para las distracciones externas
¿Cómo se mantienen concentrados los que saben cómo ser productivos en medio de los emails, llamadas telefónicas, mensajes de chat, mensajes de texto y solicitudes de otras personas? Tienen una lista de tareas pendientes separada para las distracciones diarias.
Por ejemplo, si un compañero de trabajo le pide que revise las diapositivas de su presentación de ventas, uno puede responder así:
«Hola, Gustavo, no hay problema, con gusto te ayudaré. Tengo una fecha límite muy ajustada en este momento, ¿podría llamarte más tarde?». El 90 % de las veces, la respuesta será «Sí, ¡perfecto!».
Así, esta solicitud se registra en una lista separada de tareas pendientes, que se completa después de la tarea más importante del día. Para ser más productivo, es importante no permitir que las distracciones diarias aparten de los objetivos a largo plazo.
Una herramienta útil para definir estas distracciones es la Matriz Eisenhower, que ayuda a distinguir las tareas importantes de las urgentes. Para definir una Matriz Eisenhower, hay que comenzar definiendo qué tareas son importantes para uno y escribirlas. Por ejemplo:
- Optimizar el correo electrónico con herramientas inteligentes
Alguien lo tenía que decir: el correo electrónico es un problema. Es la versión moderna del mito griego de Sísifo: no importa que uno se proponga tener una bandeja de entrada en ceros, siempre entran mensajes nuevos.
El trabajo en lotes de correos electrónicos, es decir, el enfoque sistemático de verificar el correo electrónico en ciertos bloques de tiempo durante el día ayuda a mantener el correo electrónico bajo control. No obstante, si uno recibe cientos de correos por día, hay que considerar buscar herramientas que ayuden a gestionar el correo sin necesidad de mirarlo cada poco tiempo.
- Incorporar hábitos saludables en su rutina diaria
El cerebro es un músculo, al que también debe mantenerse en forma con alimentos saludables, fortalecer con ejercicio y descanso para recuperarse.
De hecho, investigaciones de la Sociedad Argentina de Neurología demuestran que el ejercicio permite que el cerebro esté alerta y atento y pueda concentrarse mejor. Es combustible para el cerebro, y lo mismo ocurre con lo que uno come: según el tipo de alimento, será la reacción que nuestro cuerpo y cerebro experimentarán al digerirlo. Come un abundante plato de pastas y te sentirás muy somnoliento después de almorzar. Come una ensalada y llenarás tu cuerpo de ricos nutrientes que te brindarán más energía.
Los almuerzos poco saludables provocan un aumento brusco de los niveles de azúcar en la sangre, que da lugar a un incremento rápido de la insulina, lo cual nos hace sentir somnolientos. Y como seguro ya sabes, es imposible concentrarse cuando se siente somnolencia después de almorzar.
- Rapidez con el ordenador
Las personas más productivas son muy rápidas con el ordenador. Es sencillo, solamente hay que aumentar la velocidad del ratón, aprender atajos del teclado, utilizar herramientas para encontrar aplicaciones rápidamente, aumentar la velocidad de escritura y utilizar dos monitores.
- Tener una mentalidad de crecimiento
Según Carol Dweck, psicóloga e investigadora, hay dos mentalidades posibles: Mentalidad fija o mentalidad de crecimiento
Una mentalidad fija supone que la personalidad y las habilidades y cualidades son innatas. Es lo que hace que las personas digan «No soy muy sociable» o «Nunca fui bueno para las pruebas». Aceptan la derrota y consideran que sus aptitudes y habilidades son un conjunto predeterminado y no modificable que se les ha otorgado. Buscan la aprobación de los demás y consideran el fracaso como punto final.
Por otra parte, una mentalidad de crecimiento piensa que todas las habilidades y cualidades se pueden aprender. Las personas con mentalidad de crecimiento prosperan ante los desafíos y consideran el fracaso como un reto del cual es posible aprender.
- Externalizar las tareas mecánicas
Alguien que tiene el secreto sobre cómo ser más productivo se enfoca únicamente en aquello en lo que se especializa y delega a otros el resto. ¿Necesitas hacer algo de lo siguiente?
- Completar datos de manera mecánica en una hoja de cálculo: obtén un asistente virtual por hora o proyecto para que te ayude.
- Lavar la ropa, limpiar el dormitorio y fregar el piso del baño: usa un servicio como Limpia Tu Casa para externalizar las tareas domésticas.
- Hacer las compras: usa los servicios de compra en línea de los supermercados o de repartidores para que te entreguen los artículos en la puerta de tu casa.
- Meditación
Algunas de las personas más respetadas del mundo practican la meditación. Sin entrar en detalles técnicos, la meditación permite que el cerebro se desacelere y deje de procesar información tan rápido, según ha puesto en evidencia uno de tantos estudios al respecto.
Calma el lóbulo frontal (o la corteza prefrontal), donde tienen su origen la lógica y la creatividad. Esto aumenta la concentración, reduce la ansiedad, incrementa la creatividad y la compasión, mejora la memoria y disminuye el estrés.
Las ventajas de la meditación son infinitas, motivo por el cual muchas personas que saben cómo ser más productivas confían plenamente en esta práctica.
- Decir que no de la manera más amable posible
Los humanos están programados psicológicamente para ayudar a la gente. Incluso hay una parte del cerebro, llamado giro supramarginal derecho, que desencadena las respuestas empáticas. Es por ello que decir «no» es sorprendentemente difícil.
Cada uno necesitaría una lista de las cosas que no se deben hacer y que no beneficiarán la trayectoria profesional. Quieres ayudar. Aun así, para ser productiva o productivo, debes aprender a negarte de vez en cuando y a enfocarte en tus objetivos.
- Ser agradecido
Otro hábito de quien ya averiguó cómo ser más productivo es ser una persona agradecida por lo que tiene. Estas prestigiosas instituciones han demostrado que la gratitud aumenta la productividad y mejora el estado de salud de las personas. En su curso sobre felicidad, Yale indica que llevar un diario de gratitud dará como resultado un aumento del estado de alerta, el entusiasmo, la determinación, la atención y la energía.
Algunos estudios de Harvard señalan que la gratitud mejora la salud y fortalece las relaciones. La Clínica Mayo menciona que la gratitud mejora el sistema inmunitario, a la vez que reduce la ansiedad y la depresión. Ser agradecidos por lo que tenemos es una de las maneras más rápidas de aumentar no solo la productividad, sino también la calidad de vida.
- Dormir bien
Si bien podría parecer contraintuitivo, ya se ha visto que el descanso es una de las mejores formas de elevara la productividad. Una mente despejada y que ha acumulado energía será mucho más efectiva para terminar sus tareas rápida y correctamente.
Pero no solo el descanso diurno es importante, sino el descanso por las noches. Dormir bien es fundamental para asegurarse de que uno estará en la mejor condición mental y física posible, así como para pensar de modo correcto y lograr una buena concentración.
Pero ¿Qué significa dormir bien? Sería un error pensar que dormir más significa dormir bien. Por el contrario, al dormir más horas de las necesarias para el cuerpo puedes afectar tu salud física y generar efectos negativos en tu bienestar emocional.
Expertos sugieren que la calidad del sueño depende en gran medida de las actividades que uno lleva a cabo despiertos, por lo que siempre se debe procurar llevar una vida libre de estrés y emociones desgastantes, especialmente antes de dormir. Agendar las alarmas para acostarse como mínimo 7 horas antes de que uno tenga que levantarse para asegurar que, al menos, se van a dormir 6 horas. Este tiempo es el mínimo sugerido al día para ser realmente productivos.
- Prevención y gestión del tiempo
La buena gestión del tiempo es una habilidad imprescindible. Si no se tiene claridad en agendas y calendarios lo más seguro es que se pierda de vista los pendientes, se agote el tiempo de entrega y uno se vea saturado en ciertos momentos. Es cierto que muchas veces es imposible terminar de ajustar horarios y reuniones, pero será mucho más sencillo si se aprende a identificar tendencias, riesgos y eventualidades.
El mejor método de prevención es agendar espacios libres en la agenda antes de que alguien más lo haga. Si se tiene un calendario saturado pero con algunas horas libres, hay que reservarlo para pendientes desde el principio de tu mes y usarlo como último recurso para reunirse con un cliente o hacer una llamada. Si al final no se ocupa ese tiempo, se puede aprovechar para adelantar trabajo, hacer tareas domésticas o descansar.
- Evitar el sedentarismo
La activación física tiene efectos positivos físicos y psicoemocional, pero es importante reconocer que no todas las personas tienen el tiempo, espacio o ánimo para practicar algún deporte o ejercitarse en casa.
Lo importante es evitar a toda costa el sedentarismo. Si bien es cierto que hay personas que trabajan mejor con un horario fijo en el mismo lugar, lo cierto es que moverse y laborar en diferentes espacios eleva la capacidad de adaptación, inclusión tecnológica y, de paso, la activación física. Si se puede es preferible, trabajar desde una cafetería, un parque o en una oficina compartida para darle dinamismo al trabajo, potenciar tu creatividad y mantenerse mentalmente estimulado.
- No dejar para mañana lo que se puede hacer hoy
Esta idea puede sonar como un cliché, pero nunca está de más reforzarla debido a que se suele ignorarla en lo cotidiano. Ya sea porque uno está muy concentrado en una tarea, porque no se está de humor o porque se quiere descansar, se suele tender a dejar pequeños pendientes que, al acumularse, se convierten en una avalancha de trabajo. Una regla que se puede aplicar es que si se sabe que completar una tarea llevará menos de dos minutos y es necesaria en el día o la semana, se haga de inmediato.
- Equilibrar las tareas profesionales y las del hogar
Una verdad que se suele olvidar en el día a día es que el trabajo solamente es una parte de la vida. La familia, los amigos y los proyectos personales son otras de las esferas que tienen la misma o incluso una mayor importancia. Lo cierto es que todos estos factores son interdependientes.
Si va mal en el trabajo, es probable que se tengan problemas con las relaciones sociales. Si un evento personal afecta emocionalmente, lo más seguro es que se vea disminuida la productividad. Por ello es tan importante mantener un equilibrio entre todas estas esferas. Algunos estudios sugieren, además, que el acompañamiento psicológico puede elevar la productividad. Al invertir en salud, también se hace en el bienestar profesional y económico.