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El presente de las empresas: La digitalización empresarial

Las empresas se adentran en un nuevo modelo global de negocio, dejando a un lado el papel y adentrándose en los procesos web.

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Las empresas se adentran en un nuevo modelo global de negocio, dejando a un lado el papel y adentrándose en los procesos web.
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La digitalización empresarial, lejos de ser el futuro de las empresas, es ya su realidad. Se trata de un proceso mucho más complejo que diseñar una página web para vender tus productos u ofrecer tus servicios. Es una transformación global del modelo de negocio, por el cual se cambia la forma de trabajar o de relacionarse con el cliente o con otras empresas.

¿Qué incluye exactamente esta digitalización? Aparte de, como ya hemos comentado, la creación de una página web, encontramos las siguientescaracterísticas:

• La digitalización y gestión de los documentos en papel, de forma que toda la información esté mejor organizada y sea más accesible.

• Tener un correo electrónico de empresa, para que el contacto con el cliente pueda realizarse en cualquier momento.

• Facturación electrónica, algo no solo más cómodo sino más ecológico.

• Usar un equipo tecnológico. No hablamos solamente del uso de ordenadores en el lugar de trabajo, sino también de que nuestra empresa sea accesible desde diferentes dispositivos, como un teléfono móvil.

• Posibilidad de teletrabajo. Si gran parte de los procesos están digitalizados, el trabajador puede realizar sus funciones en cualquier lugar siempre que tenga un ordenador y conexión a Internet.

• Saber cómo posicionar tu empresa en la web. Las estrategias de márketing digital y posicionamiento SEO son clave para que el negocio llegue a más gente.

Es un proceso fundamental ante el evidente cambio de la sociedad a un entorno más tecnológico. Y es que internet y las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TICs) son ya una parte esencial de nuestro día a día. Y ya no es algo reservado únicamente para las grandes empresas, sino que es una oportunidad para todas las PYMES.

La necesidad de esta transformación se ha hecho incluso más evidente en el último año y medio, cuando el confinamiento por el COVID-19 ha obligado tanto a trabajadores como a clientes a permanecer en casa. Y esta situación no ha significado que no precisáramos de ciertos productos o servicios. Así que, como consecuencia de esto, un gran número de empresas digitalizadas han visto su volumen de trabajo aumentado, otras han nacido directamente en este entorno, mientras que muchas compañías que no han sabido adaptarse a un entorno digital han acabado desapareciendo.

¿Cuáles son los beneficios de la digitalización empresarial?

Principalmente, la comodidad tanto para los trabajadores como para el cliente, quienes pueden relacionarse de una forma mucho más sencilla e inmediata. El cliente puede acceder a los servicios desde su propia casa en cualquier momento, siempre que tenga un ordenador o dispositivo móvil. Para el trabajador, la posibilidad de poder realizar sus tareas desde casa es una gran ventaja.

Esta opción, a su vez, beneficia a las propias empresas en cuanto a que pueden ahorrar gastos, ya que no necesitan disponer de un lugar físico de trabajo donde acudan sus trabajadores.

Además, aumenta la productividad de la empresa, en parte por esta mayor agilidad en cada proceso y este ahorro, y en parte también gracias a los análisis de datos que se recogen, que permiten saber las necesidades que tienen o tendrán sus clientes en un futuro.

Además, las empresas llevan su negocio a muchos más clientes, quienes pueden acceder a él desde cualquier lugar y en cualquier momento, gracias a la nube.

Digitalizar una empresa no es tarea fácil y, por lo general, se requieren los servicios de empresas especializadas en el sector para llevar a cabo todos los procesos necesarios y nos ayuden a crecer en un nuevo entorno. Nuestras necesidades serán diferentes dependiendo del tipo de empresa que tengamos, pues no es lo mismo que nuestro negocio esté relacionado con la banca o que sea una pequeña tienda de ropa.

Para informarnos más sobre el tema, hemos contactado con Profile, una compañía especializada en procesos de digitalización estratégica y creativa con más de 20 años de experiencia acompañando a las principales empresas de nuestro país en su camino hacia el éxito digital. Actualmente ofrecen susservicios a compañías de múltiples sectores como industria, utilities, retail, banca… siendo en el sector seguros donde acumulan una mayor capacidad y donde se han posicionado como referencia tecnológica.

Cuentan con la tecnología, el talento y la experiencia para innovar, destacando especialmente en el diseño de arquitecturas web, en arquitecturas frontend, aplicaciones móviles, Cloud y en mejorar la experiencia de usuario, aplicando todo tipo de metodologías y tendencias en el ámbito de UX, diseño de interfaces y marketing digital. Trabajan bajo entornos ágiles lo que les ayuda a mejorar de forma continua equipos y proyectos.

Esta empresa está a la vanguardia tecnológica y creativa del entorno empresarial. Disfrutan haciendo su trabajo y eso se percibe en la calidad del producto final. La cercanía y la confianza son algunos de sus valores principales. Empatizan con sus clientes y hacen suyas las necesidades de estos, sus preocupaciones y sus inquietudes. De esta manera mejorandrásticamente no sólo el resultado, sino también el proceso de ideación y construcción del mismo.

Pero hay algo que les hace más especiales: su esencia. Creen en las personas, apuestan por el talento e impulsan el desarrollo profesional continuo, siempre cuidando del equilibrio entre trabajo y vida. Así, ponen en marcha proyectos en el mejor ambiente de trabajo, donde cada uno logra aportar lo mejor de sí mismo. ¿Sabes que tienen un departamento dedicado exclusivamente a conseguir la felicidad, bienestar, motivación y confianza de todos los que forman parte de Profile?

En definitiva, hacen posibles grandes ideas. Tus ideas son sus retos.

Tal y como hemos comentado al principio, la digitalización de documentos es uno de los procesos básicos de esta transformación. Como su propio nombre indica, consiste en convertir un documento en formato analógico a formato digital. Pero no se basa en un simple escaneo, sino que es un tratamiento más complejo para que ese documento pueda manipularse en un futuro, de forma que su información sea fácilmente accesible.

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Experto en este proceso es The Mail Company, una empresa española con presencia en España y Portugal, especializada en Consultoría y Soluciones de Transformación Digital y Logística Documental. The Mail Company ayuda a las organizaciones a mejorar y agilizar sus procesos de negocio basados en la gestión de la información y de la documentación, armonizando los mundos físico y digital.

La cartería digital es una de sus soluciones pioneras en España. Fue lanzada en 2015 y se ha constituido en una herramienta esencial en la transformación digital de las empresas, además de una de sus soluciones más demandadas desde el inicio de la pandemia por su afinidad con el teletrabajo, ya que permite desvincular la productividad de la localización física del empleado.

El modelo de cartería digital que The Mail Company propone es dual y omnicanal. Dual porque es capaz de gestionar el 100% de la documentación y pequeña paquetería que recibe o remite cualquier organización, para lo cual incorpora taquillas inteligentes para la recogida/entrega de documentación y paquetería. Y omnicanal, porque proporciona un único punto de acceso donde encontrar integrada y ordenada toda la documentación recibida, independientemente del canal (por ejemplo, Notificaciones Electrónicas Obligatorias de las administraciones públicas) o del soporte de llegada (físico/digital).

"Los beneficios para nuestros clientes son múltiples: inmediatez de los flujos de información, mejora de la seguridad de la información, plena trazabilidad e impacto positivo en el trabajo colaborativo, abriendo las puertas al teletrabajo o modelos híbridos. Optimiza los costes de la gestión de los documentos en formato físico, libera espacio dedicado al archivo para su reutilización de forma más productiva y elimina el uso de valijas y/o correo interno, entre otros. Además ayuda a reducir la huella de carbono y el uso de papel", asegura el CEO de la compañía, José Manuel Castellví.

La mala gestión de los documentos puede presentar grandes pérdidas, tanto de tiempo como económicas, para las empresas. En la era digital, contar con un buen gestor documental supone no solo un ahorro, sino una mayor seguridad, mayor agilidad de todos los procesos y mejor conservación de dichos documentos.

Ponemos como ejemplo a Docunecta, la marca en la que la empresa engloba todos los programas y servicios focalizados en ayudar a la transformación digital de las empresas.

El origen de esta empresa comenzó hace 26 años, cuando eran distribuidores de Xerox. Desde entonces han ayudado a la transformación de las empresas, desde las máquinas de escribir electrónicas hasta los actuales sistemas basados en la inteligencia artificial.

Ofrecen servicios globales para facilitar el cambio de las empresas, de sus documentos en papel y "ficheros de imágenes con nombre" a herramientas de búsqueda, localización y archivado automático electrónico mediante sistemas de gestión documental con OCR — Optical Character Recognition —, ya que sus programas "entienden lo que ponen los documentos".

Las empresas que recurren a Docunecta buscan ayuda para su digitalización, desde la digitalización de su "histórico" hasta herramientas para la búsqueda instantánea de documentos, automatización de sus procesos documentales y archivado automático con su programa Documanager.

Lo que les diferencia de sus competidores es que sus programas son de desarrollo propio. Esto les permite adaptarnos mejor a las necesidades de todos sus clientes. Los mantienen en desarrollo desde hace más de 20 años, lo que los hace muy probados y fiables y, además, su modularidad implica que los clientes solo pagan por lo que necesitan, permitiéndoles crecer en el futuro, lo que hace que sus precios sean sumamente competitivos.

Por último, cabe destacar que han dado una prioridad absoluta a la facilidad de uso, dada la complejidad del cambio digital, minimizando así las consecuencias del cambio.

Y tan importante es que los clientes puedan acceder a tu empresa desde un ordenador como desde un móvil. De hecho, casi más, pues hoy en día la gente prefiere realizar el mayor número de gestiones desde la comodidad de su teléfono, mientras viaja en tren o está tomándose un café en una terraza. Por eso, todas las empresas punteras cuentan con aplicaciones para que sus clientes puedan contratar sus servicios o comprar sus productos desde donde quieran y cuando quieran.

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En Internalia Group están especializados en el desarrollo de aplicaciones móviles de gestión. Tienen una experiencia de 20 años ayudando a las empresas a la digitalización de sus procesos internos a través del móvil. Con aplicaciones fáciles de usar y de resultados inmediatos. Hablamos con ellos para conocer más sobre el mundo de las aplicaciones de gestión.

¿Qué son las aplicaciones móviles de gestión?

Son aplicaciones que ayudan a las empresas a mejorar en sus procesos internos, y la comunicación entre departamentos, entre la oficina central y el personal en movilidad: comerciales, técnicos, operarios de limpieza o mantenimiento, distribuidores, etc.

Agilizan la comunicación entre la empresa y el personal que se encuentra trabajando fuera de la oficina. Ahora con el teletrabajo y la deslocalización de los empleados, nuestras apps también permiten un seguimiento del desempeño de las tareas, un registro de los horarios, con localización y optimización de rutas.

¿Cuáles son las apps que más éxito tienen?

Working Day Suite, un conjunto de apps que facilitan a los supervisores de equipos asignar tareas a comerciales o técnicos con formularios digitales muy sencillos a través del móvil, con recopilación de datos o la toma de la firma del cliente con el visto bueno, encuestas de satisfacción, etc.

Esta información clave se envía desde nuestra app y llega a la oficina en tiempo real. Todo queda almacenado en un panel de consulta cloud para realizar filtros y búsquedas. Esto agiliza los procesos: no hay que esperar al final del día con la llegada del personal a la oficina para tener esta información.

Adiós al papel, a los albaranes multicopias, a las tareas repetitivas y los errores en la transcripción de información.

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