Para intentar reducir el crecimiento exponencial de casos de infección por covid, las empresas y escuelas tuvieron que optar por el trabajo y las lecciones en remoto. A pesar de que no es un cambio fácil y de que esta crisis sanitaria ha creado muchos desafíos, también ha brindado la oportunidad de evolucionar y de adaptarse a una nueva normalidad en la que predomina lo digital.
Aunque el covid-19 ha acelerado la transformación digital, bien es cierto, que ya hace años que se estaba gestando este proceso, la pandemia sólo ha servido para acelerar el ritmo de cambio.
¿Cómo se puede acelerar la transformación digital?
Muchas empresas, organizaciones e incluso individuos han tenido que adaptarse de manera inmediata a trabajar y estudiar con soluciones digitales, y así poder trabajar más fácilmente en remoto.
Para poder acelerar la transformación digital es necesario mantener la continuidad de las operaciones. Así pues, la tecnología y las plataformas digitales juegan un papel clave, ya que éstas han permitido mantener los negocios operativos.
Así, para mantener la continuidad de las operaciones es necesario brindar herramientas que faciliten las tareas de los empleados.
¿Qué herramientas pueden ser de utilidad?
- Herramientas de video
Al trabajar o estudiar en remoto, las herramientas de video y videoconferencia han sido fundamentales. Tanto sirven para entrevistar a posibles nuevos empleados como para dar clase a 30 alumnos. Los servicios favoritos hasta el momento son Zoom y Google Meet.
- Herramientas de comunicación
Al trabajar desde casa, mantener la comunicación con los compañeros va ser primordial. Slack es una aplicación de mensajería que permite crear diferentes canales por temas.
Cabe destacar que las herramientas anteriores son muy conocidas por todos y por ello a continuación vamos a explicar herramientas no tan conocidas que puedan ayudar en la gestión de documentos.
- Herramientas de gestión de documentos
Al trabajar o estudiar a distancia es obvio que se van a intercambiar muchísimos archivos de un lado a otro. Por todos es conocidos también las herramientas que ofrece Google, en este caso Google Drive puede ser muy útil para intercambiar archivos y tener siempre actualizada la última versión del documento.
Por otro lado, Google también ofrece Google Docs, Google Sheets y Google Slides, esto permite trabajar de forma colaborativa y en tiempo real con los compañeros en un mismo documento.
Si lo que necesitas es trabajar con documentos PDF, Smallpdf tiene una suite de herramientas que va a facilitarte el trabajar con documentos PDF, desde comprimir a firmar digitalmente archivos.
Esta herramienta no sólo puede ser útil para estudiantes y empresas, también puede ser útil para particulares que por ejemplo necesitan firmar un contrato. ¿Cuántas veces recibimos contratos por correo electrónico que se deben mandar de vuelta firmados? Aún hoy en día son muchas las personas que imprimen documentos, los firman a mano y los escanean, o incluso toman una fotografía del documento para volver a mandarlo por correo electrónico. Con la herramienta de firma digital de Smallpdf esta tarea es mucho más sencilla. Con esta acción no sólo será más sencillo el proceso de firmar documentos, sino que a la vez se estará evitando el malgasto de papel y reduciendo la contaminación.
Otra de las situaciones en la que esta aplicación puede ser de utilidad es al querer solicitar nuevos empleos. A menudo se pide que se haga llegar el currículum vitae en formato PDF e incluso adjuntar al mismo dosier una carta de presentación o carta de recomendación. Si ya se tiene todos los documentos creados por separado en formato PDF puede ser tedioso tener que unir todos los documentos, así que esta herramienta también puede ser de utilidad en este caso. En unos segundos podrás unir varios documentos e incluso reorganizar el orden de las páginas.